Содержание статьи
Многие специалисты и руководители испытывают трудности в выполнении задач. Часто все идет не по плану, случаются непредвиденные ситуации, добавляются новые задачи. В какой-то момент кажется, что и 25 часов в сутки не хватит для выполнения такого объема работы. Но не стоит паниковать раньше времени, попробуйте внедрить в работу 5 правил тайм-менеджмента из бесплатного курса «Тайм-менеджмент». Простые правила помогут лучше управлять временем, контролировать процесс работы и быстрее выполнить срочные задачи.
Планирование дел
Планируйте дела на день, неделю, месяц. Так вы будете видеть весь объем работы, не упустите важные задачи и используете время с пользой. Записывайте все задачи в блокнот или календарь, не стоит рассчитывать на свою память. Каждый вечер продумывайте план на следующий день, это поможет разгрузить голову перед сном. Дробите все большие задачи на мелкие, продумывая последовательность своих действий.
Формулирование цели и задачи
Важно научиться правильно формулировать цели и задачи. Чем конкретнее и подробнее вы распишите цель, тем проще вам будет работать над задачами. Существуют различные методы по целеполаганию, один из таких — принцип SMART. Если кратко, то принцип состоит в том, чтобы описать цель согласно 5 пунктам:
- Цель должна быть конкретной (точная формулировка).
- Измеримой (четкие критерии готовности каждого этапа).
- Выполнимой за определенный период.
- Актуальной (цель должна поддерживать другие цели компании)
- Иметь ограниченный срок.
После того, как цель сформулирована, нужно также точно и конкретно описать задачи.
Фиксирование плана действия
Лучше всего поможет выполнить больше задач четко составленный план действий. Для этого можно завести онлайн-доску в Trello и создать карточки для каждой задачи со сроком, приоритетностью и участниками. Также можно сделать несколько колонок для срочных задач, больших проектов, текущих дел. Это эффективный инструмент по оптимизации работы не только для одного специалиста, но и всей команды.
Расставление приоритетов
На протяжении всего процесса работы важно четко определить, какие задачи являются важными, а какие второстепенными. Ежедневно помечайте себе те задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Для того чтобы не упустить текущие задачи, используйте метод «ABCD». Основная суть метода заключается в том, чтобы утром выполнять срочные и важные дела, затем браться за менее важные задачи, потом за текущие и т.д.
Фокусирование на главном
Этот прием важен для того, чтобы грамотно управлять собственным временем, тратить его на действительно важные цели. Зачастую современные руководители уделяют много внимания улаживанию конфликтов, мелким проблемам, которые просто выбивают из процесса работы. Но время — это невосполнимый ресурс, который нельзя купить. Поэтому важно быть постоянно в фокусе и не упускать главную цель.
Периодически анализируйте свой опыт, фиксируйте ошибки в работе, не бойтесь менять или дорабатывать правила по тайм-менеджменту под себя. Будьте максимально осознанными в работе, смотрите со стороны на свои результаты.