Павел Крутов, заместитель исполнительного директора АССК России, руководитель Академии АССК, подробно рассказал об организации спортивного мероприятия.
Многие считают, что организовать первоклассное спортивное событие — задача на уровне фантастики. Но так ли это на самом деле? Команда АССК России предлагает вместе разобрать самые важные аспекты в организации мероприятия и наконец-то разложить все знания по полочкам. Все не так страшно, как кажется! Вы с нами?
Команда
В успешной организации спортивного мероприятия ключевую роль играет правильно сформированная команда. В ее основе всегда находится руководитель проекта — главный идеолог и движущая сила события. Важную часть команды составляет инициативная группа, которая берет на себя выполнение конкретных задач и отвечает за их реализацию.
В состав команды также могут входить приглашенные сотрудники, которые выполняют роли судей, комментаторов, администраторов площадок, секретарей, ведущих, диджеев и т.д. Для решения несложных задач по организации мероприятия привлекают волонтеров.
Концепция спортивного мероприятия
Еще на старте организации события стоит продумать его концепцию. Она содержит в себе идею, формат, целевую аудиторию, место и время проведения мероприятия, возможные источники финансирования и партнеров. Не забудьте уделить внимание названию мероприятия, оно должно быть ярким, запоминающимся, отражающим суть мероприятия и его формат. Программу мероприятия лучше прописать заранее, она представляет собой план проведения всех активностей по дням. Если вы хотите привлечь как можно больше участников и партнеров на ваше мероприятие, сделайте для них презентацию, описывающую концепцию вашего мероприятия.
Планирование мероприятия
На этапе планирования следует акцентировать внимание на целеполагании (для чего и кого вы это делаете), источниках финансирования, расчете слабых мест и рисков, а также на усилении первых.
Для полного понимания последовательности действий необходимо продумать временные рамки мероприятия (лучше представить их в виде таймлайна, чтобы ничего не упустить).
Административно-технические вопросы
Прежде чем браться за организацию мероприятия, стоит прописать всю важную информацию в Положении. Оно представляет собой документ, включающий цели и задачи организаторов, все условия проведения мероприятия, источники финансирования, требования к участникам, программу, информацию об обеспечении безопасности.
Для команды организаторов рекомендуем создать план подготовки (дорожную карту). В данном документе будут закреплены ответственные лица за каждой задачей по подготовке мероприятия с указанием сроков выполнения.
Чтобы отчитаться о событии при наличии финансирования, вам необходимо оформить финансовые документы. Они могут содержать в себе смету расходов, договоры, счета, акты выполненных работ.
Необходимо выбрать место (город, район, спортивное сооружение) и согласовать условия проведения мероприятия с Администрацией. От лица Администрации должен быть назначен ответственный сотрудник, который будет курировать процесс.
Заранее подготовьте спортивное и техническое оборудование (включая оборудование для сценической части, фан-зоны, технической зоны), продумайте логистику доставки персонала, гостей и оборудования.
Выделите отдельную группу людей для взаимодействия с ВИП-гостями. В их обязанности будут входить разработка формата участия, приглашение, встреча, сопровождение.
Спортивная специфика мероприятия
Определите временные рамки, порядок проведения и формат спортивной части в зависимости от количества команд, доступного времени и уровня подготовки спортсменов.
Атмосфера
Ваше мероприятие должно оставить после себя самые незабываемые эмоции, поэтому важно создать правильную атмосферу. В этом вам поможет фан-зона, представляющая из себя место для болельщиков, зрителей, участников до начала и после соревновательной части. Здесь можно разместить информационные стойки, организовать развлекательные активности, фотозоны, сцену, музыкальное сопровождение, а также пригласить ведущего и аниматоров. Также в начале вашего мероприятия стоит провести церемонию открытия. Для нее советуем пригласить ведущего, подготовить сценические номера.
Маркетинг
Для продвижения мероприятия рекомендуем не забывать про следующие шаги:
- разработать фирменный стиль мероприятия, отражающий его концепцию;
- продумать контент для мероприятия (текстовый, визуальный, аудио- и видеоконтент) и отразить его в контент-плане;
- оформить план размещения рекламно-информационных материалов о мероприятии в социальных сетях, СМИ и на других рекламных носителях (медиаплан);
- создать отдельную группу (Telegram-канал) мероприятия в социальных сетях;
- разработать и подготовить оригинальную сувенирную продукцию для участников.
Партнеры и спонсоры
Улучшить качество вашего мероприятия помогут партнеры и спонсоры. Предложение для них желательно оформить в виде презентации, содержащей всю информацию о мероприятии, команде проекта, возможностях для спонсоров и партнеров, а также стоимость «спонсорского пакета».
Чтобы с вами захотели продолжить работу, важно оставить хорошее впечатление. Можно опубликовать пост с отчетом (включая фотоотчет) и публичным выражением благодарности, позвать партнеров и спонсоров в качестве ВИП-гостей, подарить небольшие сувениры.
Различие между партнерами и спонсорами:
- партнеры — общественные объединения, структурные подразделения в образовательной организации, городские и региональные общественные объединения и организации, органы исполнительной власти, коммерческие структуры и т.п. Они участвуют в организации и проведении мероприятий, обеспечивая поддержку в виде информационных, технических партнерских зон.
- спонсоры — оказывают материальную или финансовую поддержку в обмен на рекламу своей деятельности. Это могут быть любые коммерческие структуры, которые участвуют, предоставляя сертификаты, финансирование, наградную продукцию и другие ресурсы для проведения успешного мероприятия.
Аналитика
По окончании мероприятия необходимо подготовить аналитический отчет, содержащий в себе следующие пункты:
- сравнение итоговых и заявленных показателей;
- анализ расхождений показателей;
- сбор обратной связи от участников;
- обработка обратной связи;
- определение точек роста мероприятия на основе анализа.
Теперь, имея подробный план, можно уверенно приступать к организации спортивного мероприятия. Не стоит бояться брать на себя ответственность — ваше спортивное событие больше не кажется чем-то недостижимым.
Желаем удачи в реализации!
А для тех, кто хочет еще больше погрузиться в спорт или же только начать свой путь к здоровому и активному образу жизни, подойдет наш новый проект «СпортТрек».