Канбан — это система оптимизации и управления проектами, с помощью которой можно выполнять задачи в срок, экономить ресурсы, увеличить скорость и качество работы. Систему разработали в Японии в 1960-х годах, впервые внедрили на заводе по производству автомобилей Toyota. Сейчас канбан применяют в разных компаниях по всему миру. В статье объясним основные принципы системы канбан и как ее использовать в работе и учебе.
Что такое система канбан
Система канбан помогает распределить нагрузку и следить за процессом выполнения задач. С помощью визуализации каждой стадии работы все сотрудники могут быть в курсе продвижения проекта и корректировать свои задачи. Разберемся, как работает метод.
- Создание карточек. Все задачи, которые необходимо выполнить отделу, должны быть добавлены в общий план. Для этого создаются карточки, в которых указываются название и описание задачи. Рабочий процесс становится открытым и наглядным, каждый специалист видит, кто и чем занимается, при необходимости знает, к кому можно обратиться за помощью.
- Группировка задач. На доске создаются колонки, например, «Список задач», «В работе», «Выполнено». Каждый специалист проставляет статусы в своих задачах, все участники команды видят прогресс работы.
- Просроченные задачи. Если задачу не удается выполнить в срок, то необходимо отдельно разобраться, в чем проблема, при необходимости распределить ресурсы или отложить работу.
- Слабые места. Визуализация рабочего процесса помогает увидеть не только прогресс, но и проблемы в рабочих процессах, например, где-то нужно снизить нагрузку, а на каком-то этапе уделить больше внимания.
Работать по системе канбан можно как в онлайн-сервисе, так и использовать обычную доску со стикерами. Ее принципы достаточно гибкие: можно увеличить количество колонок, изменить вид, добавить новые статусы, применять для выполнения одной большой задачи или внедрить в отдел для постоянной работы.
Как использовать таблицу канбан в учебе
Метод канбан легко перенести с проектной деятельности на учебу. Только результатом работы будут не продукты, а полученные знания. Обучение и саморазвитие — это такой же проект, для которого требуется организация и оптимизация времени и сил. Рассмотрим основные правила, которые помогут внедрить систему в учебный процесс.
- Сформулировать цель — что необходимо сделать. Например, подготовить реферат по предмету. Это будет проект.
- Понять, что нужно для реализации цели. Изучить информацию, составить план, написать введение, основную часть и заключение — это карточки, которые должны содержать основные задачи.
- Установить сроки во всех задачах.
- Сформировать этапы продвижения задачи — «Идеи», «В очереди», «Выполняется», «Готово».
С помощью такой доски вы сможете увидеть весь объем работы, полностью сфокусироваться на написании реферата, оценить каждый этап, подготовить доклад точно в срок, не утонуть в учебниках и не переутомиться.
Теперь вы знаете, как эффективно работать и добиваться поставленных целей. А чтобы усилить эффект и научиться грамотно распределять свое время, пройдите бесплатный онлайн-курс «Тайм-менеджмент». Из курса вы узнаете, как планировать свой рабочий или учебный день, как избавиться от поглотителей времени и всегда соблюдать дедлайны.