Когда вы пытаетесь решить сразу несколько задач, то эффективность только падает. А все потому, что мозг не может сконцентрироваться на работе и думает про оставшийся список дел. Для того чтобы увеличить свою продуктивность, попробуйте применить систему Дэвида Аллена. Ниже рассказываем об этом методе подробнее.
Итак, Дэвид Аллен предлагает разбить задачи на следующие категории:
- горящие задачи,
- долгосрочные проекты,
- несрочные дела,
- календарь с важными задачами.
Теперь рассмотрим схему, по которой можно сортировать поток задач
Новая задача → Я могу ее решить? → Нет → Отправляем в папку отложенных дел.
Новая задача → Я могу ее решить? → Да → Выполнение этой задачи займет больше 2 минут? → Нет → Решаем задачу прямо сейчас.
Новая задача → Я могу ее решить? → Да → Выполнение этой задачи займет больше 2 минут? → Да → Только я могу сделать эту задачу? → Нет → Делегируем другому сотруднику.
Новая задача → Я могу ее решить? → Да → Выполнение этой задачи займет больше 2 минут? → Да → Только я могу сделать эту задачу? → Да → Есть конкретный дедлайн? → Нет → Выполняем в порядке очереди.
Новая задача → Я могу ее решить? → Да → Выполнение этой задачи займет больше 2 минут? → Да → Только я могу сделать эту задачу? → Да → Есть конкретный дедлайн? → Да → Отправляем в календарь задач.
Важные советы, которые пригодятся вам в процессе внедрения системы
- Если вы записали задачи в календарь, то их нужно обязательно выполнить в срок. Переносить дедлайны нельзя, исключения — деловые встречи и совещания.
- Быстрые задачи, которые можно выполнить за 2 минуты, лучше делать сразу, иначе вы рискуете их потерять в потоке других дел.
- Если большую часть работы вы делегируете, то стоит фиксировать себе отдельно ответственных и сроки выполнения.
- Заведите блокнот или файл, чтобы фиксировать там новые идеи, которые приходят во время работы.
- Сделайте папку для хранения контактов, документов, важных файлов, которые могут пригодиться в работе.
В результате схема, календарь и папки сложатся в единую систему, с помощью которой вы сможете увеличить свою продуктивность. Рекомендуем также посмотреть наш бесплатный онлайн-курс «Тайм-менеджмент» — вы узнаете про матрицу Эйзенхауэра и другие методы по повышению эффективности работы.