В профессиональном мире люди часто назначают большое количество встреч по самым разным поводам. Но, как правило, из двух сторон кто-то один больше заинтересован в переговорах, чем другой. Как быть, если вы вторая сторона и вам предлагают потратить свое время впустую, — рассказываем, как тактично отказать и не обидеть собеседника.
Попросите предоставить больше информации
Если вам на электронную почту пришло приглашение без пояснений, для чего нужна эта встреча и какие проблемы будут обсуждаться, то может показаться, что коллега не продумал заранее план и переговоры пройдут впустую.
Однако если вы ответите просто «нет», то собеседник подумает, что вы им пренебрегаете. Лучше проявить интерес и задать сначала несколько вопросов, например, «Какие темы вы хотите обсудить?» или «Что требуется от меня на этой встрече?». В результате, даже если вы и решите отказаться, то сможете сделать это аргументированно и вежливо.
Уточните, можно ли организовать онлайн-обсуждение
В целях экономии времени разговор с глазу на глаз можно перенести в онлайн-пространство. В этом случае стоит сформулировать свой ответ так, чтобы человек увидел преимущества онлайн-встречи, — например:
- «Можем ли мы обсудить данную проблему по электронной почте или в мессенджере, чтобы зафиксировать все задачи в одном месте? Потом будет удобно открыть переписку и проверить, кто и за что отвечает».
- «Предлагаю решить этот вопрос в мессенджере, чтобы и другие коллеги могли принять участие в разговоре».
Если вам удобнее общаться по электронной почте или в чатах, а не лично, и при этом вы можете аргументировать свое решение, то со временем вам будут приходить меньше таких приглашений.
Откажитесь, предложив помощь
Если у вас совсем нет свободного времени, то стоит так и сказать. При этом можно предложить человеку альтернативные способы решения его вопроса. Вот возможный вариант ответа:
«Добрый день! К сожалению, я не смогу написать комментарий к вашей статье, потому что всю следующую неделю занимаюсь запуском нового продукта, но могу дать контакт другого эксперта. Подойдет такой вариант?»
Если вам сложно отказывать другим и вы не знаете, как правильно выстроить диалог в деловой среде, то посмотрите наш бесплатный онлайн-курс «Коммуникативная грамотность». Вы также сможете научиться техникам активного слушания и другими способами преодоления коммуникативных барьеров и манипуляций.