Четко поставленные временные рамки помогают организовать процесс работы, контролировать выполнение задач и достигать результата в срок. Однако даже при хорошем планировании дедлайны могут срываться, что приводит к стрессу и снижению качества работы. Почему это происходит и что можно сделать, чтобы закрывать задачи вовремя?
Почему срываются сроки?
Одна из самых распространенных причин — неверно заложенное время на выполнение задач. Иногда руководители или заказчики устанавливают слишком жесткие дедлайны, не учитывая все необходимые детали для реализации проекта. Но даже если сроки реалистичны, люди часто откладывают выполнение задач на потом.
Прокрастинация — это враг дедлайнов, который приводит к тому, что большая часть заданий выполняется в последний момент, в результате чего стресс начинает расти, а качество работы падать.
Нередко причиной несоблюдения сроков выполнения задач является высокая нагрузка. Если работник выполняет несколько дел одновременно, то его внимание и силы распыляются, что в итоге может негативно отразиться на его эффективности и в результате привести к несоблюдению сроков.
Что делать, если дедлайн уже сорван?
- Признать проблему. Не нужно пытаться скрыть, что дедлайн сорван — это только ухудшит ситуацию. Открытое общение с коллегами или заказчиком позволяет найти пути решения.
- Проанализировать причины. Определите, почему произошел срыв дедлайна. Стала ли причиной этому прокрастинация, неверная оценка сроков или непредвиденные обстоятельства?
- Скорректировать работу. После того как проблема выявлена, необходимо пересмотреть рабочие процессы. Попросите у заказчика новый реалистичный срок, разбейте задачу на более мелкие этапы и определите приоритеты. Если необходимо, перераспределите обязанности в команде, чтобы ускорить выполнение работы.
Как соблюдать дедлайны?
Соблюдать сроки — значит уметь управлять своими ресурсами, делегировать задачи и предугадывать риски. Универсального метода планирования не существует, но при создании дорожной карты своей работы лучше опираться на следующие пункты:
- правильное планирование;
- разбивка задач на этапы;
- оценка рисков;
- использование инструментов управления проектами;
- грамотная мотивация ответственных за выполнение задач.
Когда работа организована правильно, даже короткие временные рамки не станут помехой для ее эффективного выполнения.
А если вы хотите научиться расставлять приоритеты между задачами с учетом их важности, рассчитывать временные затраты на их решение, владеть инструментами планирования и контроля, то рекомендуем наш бесплатный онлайн-курс «Планирование и организация», который поможет в достижении этих целей.
