В современном деловом мире переписка в чатах мессенджеров и по электронной почте стала неотъемлемой частью коммуникации. Но как часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда на наше сообщение никто не отвечает? Причина может заключаться не в занятости коллеги, а в том, как было написано письмо. В этой статье мы разберем основные правила деловой переписки в цифровой среде, которые помогут решить все задачи и достичь взаимопонимания с коллегами.
Что такое экологичная переписка?
Экологичная переписка — это уважительный подход к общению, при котором учитываются интересы и время вашего собеседника. Важно не только написать сообщение, но и сделать это так, чтобы оно не вызывало негативных эмоций и лишних вопросов у человека. Умение грамотно обращаться к коллегам, правильно выбирать тему и тон сообщения помогает избежать недоразумений и повысить эффективность работы.
Основные правила переписки
- Будьте вежливы. Не забывайте слова приветствия, такие как «Здравствуйте» или «Добрый день». Они делают переписку более формальной, особенно в деловом контексте.
- Избегайте излишней фамильярности. Для деловых контактов неуместно использовать такие слова, как «здрасьте», «ваще». Это может показаться неуважительным.
- Учитывайте время суток. Если вы пишете рано утром или поздно вечером, подумайте, как это будет воспринято. Лучше писать в рабочее время, чтобы не вторгаться в личное пространство.
- Ясная тема. Укажите тему письма или уточните цель переписки в первых строках. Это поможет адресату быстрее понять, о чем идет речь.
- Краткость и информативность. Не перегружайте сообщение ненужными деталями. Вместо длинного описания лучше сразу перейти к сути.
- Избегайте двусмысленности. Пишите конкретно, чтобы избежать неправильного понимания.
Как получить обратную связь?
- Задавайте конкретные вопросы. Сообщения, требующие действия или ответа, должны быть четкими. Укажите сроки. Если ответ нужен срочно, напишите об этом, но вежливо: «Пожалуйста, дайте обратную связь по этому вопросу до завтра».
- Напоминайте вежливо. Если ответа долго нет, напомните о себе: «Добрый день! Напоминаю о своем письме от 15 декабря. Подскажите, удалось ли рассмотреть мой запрос?».
- Будьте благодарны. После получения ответа обязательно поблагодарите коллегу: «Спасибо за информацию! Очень помогли».
Как избегать токсичной переписки?
- Не пишите агрессивным или требовательным тоном.
- Не используйте негативные слова. Даже если вы недовольны, старайтесь формулировать предложения корректно.
- Учитывайте чужое рабочее время. Понимание ситуации коллеги поможет избежать лишнего напряжения в общении.
Наш бесплатный онлайн-курс «Коммуникация в цифровой среде» будет полезен тем, кто хочет развить и вывести свою цифровую коммуникативную грамотность на новый уровень. Помните, что каждое слово — это отражение вашего профессионализма, поэтому относитесь к переписке так же ответственно, как и к другим аспектам работы.
