Преуспевать на работе, регулярно обучаться и вести активную жизнь действительно непросто, но вполне возможно, если грамотно спланировать свой день. Рассказываем про проверенные методы, с помощью которых можно балансировать между разными сферами жизни.
Расставляйте приоритеты
Для начала необходимо распределить задачи по уровню их важности и срочности. Но иногда понять разницу не всегда легко: делать в первую очередь презентацию для партнеров, которую ждет директор, или собрать отчет, по которому горят сроки.
Для того чтобы быстро расставить приоритеты, попробуйте оценить задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра, распределив их на четыре категории.
- Важное и срочное — это задачи, которые обычно связаны с непредвиденными ситуациями. Если их не решить прямо сейчас, то они серьезно повлияют на нашу жизнь, работу и могут привести к потере денег, репутации или отношений. Например, устранение ошибки в программном обеспечении.
- Важные, но несрочные — задачи, которые имеют долгосрочный дедлайн. Но их невыполнение, как в первом случае, грозит серьезными проблемами. Например, подготовка презентации для крупной деловой встречи, которая состоится уже через два дня.
- Срочные, но неважные — задачи, которые нужно сделать сегодня, но они не дадут большого результата. На них потратится много времени, при этом результат будет минимальный. Например, срочный опрос от hr-отдела, который не имеет прямого влияния на текущую работу.
- Несрочные и неважные — приятные занятия, которые не приносят нам конкретных выгод. Они могут забирать много времени, если мы не контролируем их выполнение. Например, неформальная встреча с коллегами.
Задачи из первого блока необходимо брать в работу в первую очередь, обычно в таких случаях нет выбора. Затем переходите ко второй категории заданий, которые необходимы для реализации долгосрочных целей. Третий блок по возможности можно делегировать, а четвертый оставить на свободное время, чтобы не отвлекаться от главных дел.
Планируйте не только рабочие задачи, но и личные дела
Вот два эффективных метода, которые помогут ежедневно составлять планы и следить за их выполнением:
- Метод «1-3-5»: запланируйте не более 9 задач на день. Выберите 1 главную, 3 второстепенных и 5 легких, которые также помогают достичь нужного результата, но не требуют значительных усилий.
- Метод Шваба: сначала выпишите все задачи, которые нужно выполнить, и присвойте каждой номер в соответствии с ее важностью и срочностью. Потом составьте список, начиная с задачи, которая имеет наивысший номер. Для того чтобы избежать перегрузки и усталости, необходимо планировать не более 6 задач с наивысшим приоритетом. Если в течение дня появляются новые задачи, то нужно оценить их и либо включить в текущий список, либо отложить до завтра.
При составлении расписания помните, что оно должно быть реалистичным. Нельзя работать и учиться без перерывов, а также важно уделить достаточно времени на личные дела и качественный отдых. В список задач стоит добавить то, что доставляет вам удовольствие, например, прогулки в парке или ужин с друзьями. Так вы сможете вовремя восстановить силы и избежать эмоционального выгорания.
Рекомендуем попробовать несколько методов управления временем, чтобы подобрать наиболее удобный для вас. Про самые эффективные техники можно узнать в нашем бесплатном онлайн-курсе «Тайм-менеджмент».
