Деловые письма до сих пор являются важным средством общения и частью бизнес-процессов в любой сфере деятельности. От того, как вы составите письмо, зависит многое: согласуют ли вам задачу руководитель, насколько качественно выполнит задание контрагент, быстро ли решится клиент на сделку. Также практически весь документооборот ведется в почте, и чем грамотнее оформлены официальные письма, тем лучше для вашей компании. В этой статье мы разберем основные правила деловой переписки из нашего бесплатного онлайн-курса «Устная и письменная коммуникация».
Содержание письма
Рабочая почта — для делового общения, поэтому сразу стоит отметить те письма, которые стоит писать в официальном стиле именно в электронной почте:
- Письма по постановке задач.
- Письма для согласования работ или комментариев к задачам.
- Письма по итогам встречи.
- Письма для договоренности, назначения встречи, уточнения чего-либо.
- Письма с документами.
Остальные мелкие вопросы можно решить в чате в мессенджерах или во время обеда.
Тема письма
Тема служит анонсом для получателей и не дает письму попасть в спам или затеряться среди других сообщений. Тема должна отражать краткое содержание письма без ущерба смыслу, это поможет в дальнейшем быстро найти нужную переписку. Например: «Срочно» лучше заменить на «Прошу срочно согласовать договор».
Адресация
В поле «Кому» выбирают тех, от кого непосредственно требуется ответ. Если в этой строке стоят несколько человек, то по этикету каждый должен дать ответ. В поле «Копия» ставятся те, кто должен быть в курсе переписке. Если в этом поле поставить руководителя, то переписка будет конструктивнее, а вопрос решится быстрее.
Приветствие
Не забывайте приветствовать человека, которому пишите письмо. Простое «Здравствуйте, Олег» или «Привет, Марина» расположит к вам читателя и улучшит настроение. Даже если вы пишите письмо своему коллеги, не пренебрегайте приветственным словом.
Первое предложение в письме
В самом начале письма важно изложить основную суть, что вы желаете получить от адресата. Если вы хотите, чтобы коллега внес правки в задачу, то в первом предложении напишите «Необходимо доработать договор по комментариям. Напишите, когда сможете выполнить задачу». Если вам нужна помощь руководителя в проблеме, которую вы уже пытались сами решить и у вас накопилась целая переписка, то в начале стоит кратко изложить суть проблемы и предпринятые уже действия.
Орфография и пунктуация
Письма с ошибками создают впечатление, что отправитель письма не компетентен в своей сфере деятельности. Перед отправкой письма тщательно вычитывайте текст, обращайте внимание на структуру и содержание, которое должно быть максимально понятным и четким. Грамотные письма стоит писать всем без исключения, даже вашим коллегам. Возможно, это письмо потом могут переслать в другой переписке.
Оперативность ответа
Если письмо внутрикорпоративное — на него необходимо ответить на протяжении 1-2 часов. Бывает такое, что вопрос может требовать развернутого ответа, который нужно подготовить. В таком случае так и напишите, что вам необходимо собрать материалы. На письма от партнеров или других людей не из вашей компании можно дать ответ в течение 1 рабочего дня. Как правило, им не нужно решать с вами срочные проблемы.
