Ключевые правила деловой переписки

переписка email

Деловые письма до сих пор являются важным средством общения и частью бизнес-процессов в любой сфере деятельности. От того, как вы составите письмо, зависит многое: согласуют ли вам задачу руководитель, насколько качественно выполнит задание контрагент, быстро ли решится клиент на сделку. Также практически весь документооборот ведется в почте, и чем грамотнее оформлены официальные письма, тем лучше для вашей компании. В этой статье мы разберем основные правила деловой переписки из нашего бесплатного онлайн-курса «Устная и письменная коммуникация».

Содержание письма

Рабочая почта —  для делового общения, поэтому сразу стоит отметить те письма, которые стоит писать в официальном стиле именно в электронной почте:

  1. Письма по постановке задач.
  2. Письма для согласования работ или комментариев к задачам.
  3. Письма по итогам встречи.
  4. Письма для договоренности, назначения встречи, уточнения чего-либо.
  5. Письма с документами.

Остальные мелкие вопросы можно решить в чате в мессенджерах или во время обеда.

Тема письма

Тема служит анонсом для получателей и не дает письму попасть в спам или затеряться среди других сообщений. Тема должна отражать краткое содержание письма без ущерба смыслу, это поможет в дальнейшем быстро найти нужную переписку. Например: «Срочно» лучше заменить на «Прошу срочно согласовать договор».

Адресация

В поле «Кому» выбирают тех, от кого непосредственно требуется ответ. Если в этой строке стоят несколько человек, то по этикету каждый должен дать ответ. В поле «Копия» ставятся те, кто должен быть в курсе переписке. Если в этом поле поставить руководителя, то переписка будет конструктивнее, а вопрос решится быстрее.

Пройдите онлайн-курсы бесплатно и откройте для себя новые возможности Начать изучение

Приветствие

Не забывайте приветствовать человека, которому пишите письмо. Простое «Здравствуйте, Олег» или «Привет, Марина» расположит к вам читателя и улучшит настроение. Даже если вы пишите письмо своему коллеги, не пренебрегайте приветственным словом.

Первое предложение в письме

В самом начале письма важно изложить основную суть, что вы желаете получить от адресата. Если вы хотите, чтобы коллега внес правки в задачу, то в первом предложении напишите «Необходимо доработать договор по комментариям. Напишите, когда сможете выполнить задачу». Если вам нужна помощь руководителя в проблеме, которую вы уже пытались сами решить и у вас накопилась целая переписка, то в начале стоит кратко изложить суть проблемы и предпринятые уже действия.

Орфография и пунктуация

Письма с ошибками создают впечатление, что отправитель письма не компетентен в своей сфере деятельности. Перед отправкой письма тщательно вычитывайте текст, обращайте внимание на структуру и содержание, которое должно быть максимально понятным и четким. Грамотные письма стоит писать всем без исключения, даже вашим коллегам. Возможно, это письмо потом могут переслать в другой переписке.

Оперативность ответа

Если письмо внутрикорпоративное — на него необходимо ответить на протяжении 1-2 часов. Бывает такое, что вопрос может требовать развернутого ответа, который нужно подготовить. В таком случае так и напишите, что вам необходимо собрать материалы. На письма от партнеров или других людей не из вашей компании можно дать ответ в течение 1 рабочего дня. Как правило, им не нужно решать с вами срочные проблемы.

Читайте нас в Telegram - stranavozmojnostey Поделиться в социальных сетях
xyu

Вам может быть интересно

Бесплатно
Навыки эффективного обучения

Курс направлен на развитие навыков эффективного обучения

Бесплатно
Эмоциональное выгорание

Образовательный курс «Эмоциональное выгорание» поможет сформировать систему знаний об эмоциональном выгорании в профессиональной среде, способах его распознавания, профилактирования и проработки на…

Бесплатно
Трендвотчинг: работа с трендами

Образовательный курс «Трендвотчинг: работа с трендами» — это курс для тех, кто хочет развить инновационное мышление и стратегическое планирование

Бесплатно
Профразвитие: выйди на стажировку мечты

Проект «Профразвитие» и этот курс ускорят твой путь к успешной карьере! Пройди все этапы от выбора стажировки до подготовки к…

Бесплатно
Ориентация на результат

Курс раскрывает содержание компетенции «Ориентация на результат» с точки зрения фундаментальных особенностей восприятия человеком окружающего мира и построения на его…

Бесплатно
Как стать успешным в своем деле

Этот курс создан для тех, кто хочет стать успешным человеком: реализовать свой потенциал в любимом деле или построить с нуля…

Бесплатно
Доверяй, но проверяй: от поиска информации к коммуникации

Этот курс предназначен для тех, кто хочет развить в себе навык критического мышления и научиться эффективно работать с информацией

Бесплатно
Планирование и организация

Содержание образовательного курса позволит студентам получить представление о современных технологиях планирования и организации деятельности