Ключевые правила деловой переписки

переписка email

Деловые письма до сих пор являются важным средством общения и частью бизнес-процессов в любой сфере деятельности. От того, как вы составите письмо, зависит многое: согласуют ли вам задачу руководитель, насколько качественно выполнит задание контрагент, быстро ли решится клиент на сделку. Также практически весь документооборот ведется в почте, и чем грамотнее оформлены официальные письма, тем лучше для вашей компании. В этой статье мы разберем основные правила деловой переписки из нашего бесплатного онлайн-курса «Устная и письменная коммуникация».

Содержание письма

Рабочая почта —  для делового общения, поэтому сразу стоит отметить те письма, которые стоит писать в официальном стиле именно в электронной почте:

  1. Письма по постановке задач.
  2. Письма для согласования работ или комментариев к задачам.
  3. Письма по итогам встречи.
  4. Письма для договоренности, назначения встречи, уточнения чего-либо.
  5. Письма с документами.

Остальные мелкие вопросы можно решить в чате в мессенджерах или во время обеда.

Тема письма

Тема служит анонсом для получателей и не дает письму попасть в спам или затеряться среди других сообщений. Тема должна отражать краткое содержание письма без ущерба смыслу, это поможет в дальнейшем быстро найти нужную переписку. Например: «Срочно» лучше заменить на «Прошу срочно согласовать договор».

Адресация

В поле «Кому» выбирают тех, от кого непосредственно требуется ответ. Если в этой строке стоят несколько человек, то по этикету каждый должен дать ответ. В поле «Копия» ставятся те, кто должен быть в курсе переписке. Если в этом поле поставить руководителя, то переписка будет конструктивнее, а вопрос решится быстрее.

Пройдите онлайн-курсы бесплатно и откройте для себя новые возможности Начать изучение

Приветствие

Не забывайте приветствовать человека, которому пишите письмо. Простое «Здравствуйте, Олег» или «Привет, Марина» расположит к вам читателя и улучшит настроение. Даже если вы пишите письмо своему коллеги, не пренебрегайте приветственным словом.

Первое предложение в письме

В самом начале письма важно изложить основную суть, что вы желаете получить от адресата. Если вы хотите, чтобы коллега внес правки в задачу, то в первом предложении напишите «Необходимо доработать договор по комментариям. Напишите, когда сможете выполнить задачу». Если вам нужна помощь руководителя в проблеме, которую вы уже пытались сами решить и у вас накопилась целая переписка, то в начале стоит кратко изложить суть проблемы и предпринятые уже действия.

Орфография и пунктуация

Письма с ошибками создают впечатление, что отправитель письма не компетентен в своей сфере деятельности. Перед отправкой письма тщательно вычитывайте текст, обращайте внимание на структуру и содержание, которое должно быть максимально понятным и четким. Грамотные письма стоит писать всем без исключения, даже вашим коллегам. Возможно, это письмо потом могут переслать в другой переписке.

Оперативность ответа

Если письмо внутрикорпоративное — на него необходимо ответить на протяжении 1-2 часов. Бывает такое, что вопрос может требовать развернутого ответа, который нужно подготовить. В таком случае так и напишите, что вам необходимо собрать материалы. На письма от партнеров или других людей не из вашей компании можно дать ответ в течение 1 рабочего дня. Как правило, им не нужно решать с вами срочные проблемы.

Поделиться в социальных сетях
xyu

Вам может быть интересно

Бесплатно
Личная ответственность за результат
Личная ответственность за результат: результат-ориентированное мышление

Из онлайн-курса вы узнаете, как прокачать необходимые навыки, тренируясь на примерах реальных кейсов. После обучения вы сможете самостоятельно разработать карту…

Бесплатно
Управление креативными проектами
Управление креативными проектами

Обучающий курс разработан для тех, кто хочет запустить свой креативный или социальный проект. Он охватывает все этапы работы с проектом:…

Бесплатно
Как привлечь внимание работодателя правильно составленным резюме
Как привлечь внимание работодателя правильно составленным резюме

Узнайте, как правильно оформить резюме и зачем нужно сопроводительное письмо. Поймете, как выгодно описать свои профессиональные навыки и опыт работы.

Бесплатно
Основы лидерства
Основы лидерства

Узнайте за 10 минут, как развить лидерское мышление. После прохождения онлайн-курса вы сможете применить действенные техники и стратегии развития лидерских…

Бесплатно
Искусство говорить
Искусство говорить

Из онлайн-курса вы узнаете, как поставить голос и развить дикцию. Как научиться правильно строить предложения и увеличить словарный запас. Поймете,…

Бесплатно
Как выбрать первую работу
Как выбрать первую работу

Из онлайн-курса вы узнаете, на что обратить внимание при выборе первой работы. Как и где ее лучше искать. Что важнее:…

Бесплатно
Сильная презентация
Сильная презентация

Из онлайн-курса вы узнаете 5 правил презентации себя и продукта. Как презентовать продукт за 3 минуты. Как стать амбассадором своего…

Бесплатно
Типология личности
Типология личности

Вы сможете заранее предугадать поведение человека, что поможет легко выстроить отношения. Научитесь самостоятельно определять тип личности. Узнайте, какие бывают классификации…