Каждый из нас хотя бы раз бывал на городском празднике, уличном фестивале или крупном форуме. Мы видим яркую сцену, слышим музыку, участвуем в активностях и получаем удовольствие. За всем этим скрывается сложная работа, которая начинается задолго до того, как первые гости переступят порог площадки. В этой статье расскажем о ключевых позициях в команде по организации мероприятия.
Организатор: архитектор, который собирает проект
Это человек, который держит в голове всю концепцию и отвечает за проект целиком. Если событие — это здание, то организатор — его архитектор и главный строитель.
В его зоне ответственности все, что касается стратегии: от идеи до финального аккорда. Организатор определяет формат: будет ли это камерный вечер или масштабный фестиваль с несколькими сценами. Он выбирает город и конкретную локацию, ведет переговоры с арендодателями и техническими службами. Именно организатор утверждает план мероприятия, формирует бюджет и ищет партнеров, которые помогут финансово поддержать проект.
Координатор: управляет процессом «здесь и сейчас»
Его основная задача — обеспечить проведение события в реальном времени. Если организатор может решать глобальные вопросы в офисе, то координатор находится непосредственно на площадке в день события.
Он знает тайминг до минуты и постоянно на связи с техническими специалистами, администратором площадки и звукорежиссерами. Координатор контролирует приезд всех задействованных лиц — от артистов до волонтеров, проверяет готовности сцены и света, а также решает срочные вопросы. Если у ведущего не работает микрофон, потерялась фонограмма или спикер опаздывает, именно координатор экстренно перестраивает расписание. Он следит, чтобы части программы начинались и заканчивались в запланированное время, чтобы участники не томились в коридорах. Это та роль, которая превращает сухой план в живое событие. Если на городской площади или в парке все идет гладко, без хаоса — значит, рядом работает отличный координатор, который оперативно реагирует на любые изменения.
Куратор: проводник для каждого участника
В современных проектах все чаще выделяют отдельную роль — куратора. Суть его работы — быть связующим звеном между организаторами и конкретными участниками.
В отличие от координатора, куратор отвечает за внешнюю аудиторию, которая принимает участие в форуме, церемонии или фестивале. Координатор может работать на этапе подготовки: консультировать по заполнению заявок, помогать разбираться в требованиях, разъяснять сложные пункты регламента. Он — та самая «понятная точка входа» в мероприятие.
В день события куратор знает своих подопечных «в лицо». Он встречает их, провожает до нужных локаций, объясняет, где и что находится, и поддерживает перед выходом на сцену. Если участник не понимает, как пройти к сцене или где получить обратную связь, он обращается именно к куратору. Этот человек помогает адаптироваться на новом месте, снимает тревожность и делает коммуникацию теплой и доверительной.
Вы можете выбрать работу со стратегией мероприятия и стать организатором, который собирает проекты с нуля. Если вам ближе динамика, живое общение и мгновенное решение проблем — попробуйте себя в роли координатора. Если же ваша суперсила — эмпатия, умение слушать и помогать людям, то роль куратора может стать вашим призванием.
А о том, как сформировать эффективную команду для подготовки мероприятия или любого другого проекта, можно узнать на онлайн-курсе «От группы к команде: сила в единстве». Вы научитесь ставить цели для работы, решать конфликты, грамотно распределять задачи между сотрудниками.
