Специалисты в организациях ежедневно отправляют электронные письма — коллегам, клиентам, подрядчикам. Несложно представить, какой это охват. Профессионально созданная подпись помогает правильно представить сотрудника и рассказать о компании.
Зачем нужна подпись в электронном письме
- Поддержание профессионального имиджа — подпись с названием специальности и организации, оформленная в корпоративном стиле, помогает создать впечатление о компетентности сотрудника.
- Расширение коммуникации — в подписи можно разместить ссылки на соцсети или другие ресурсы организации. Так получатель может быстро найти информацию о компании или продуктах.
- Продвижение бренда — можно добавить информацию об организации, логотип и контактные данные, чтобы увеличить узнаваемость организации.
Советы по созданию профессиональной подписи
1. Краткость и ясность. В подписи должна быть только самая необходимая информация — ФИО, должность, рабочий имейл, название организации, ее адрес и номер телефона, логотип и ссылки на сайт, соцсети.
2. Деление информации на блоки. Когда данные разбиты на блоки с помощью абзацев, разных шрифтов и цветов, это облегчает восприятие и читабельность.
3. Дизайн. Оформление подписи должно соответствовать фирменному стилю организации. Используйте цвета, шрифты и элементы из брендбука.
4. Адрес почты. В деловой переписке рекомендуется добавлять имейл, даже если он уже присутствует в графе «отправитель». Это нужно для того, чтобы получатель мог быстро переслать письмо и не искать отдельно данные адресата.
5. Ссылки на разные площадки. Помимо сайта и соцсетей, можно добавить ссылки на мобильное приложение, информацию о сертификатах или портфолио. Это поможет расширить коммуникацию и предоставить больше информации об организации.
Полезные советы о том, как выстраивать диалог в деловом взаимодействии, можно узнать в нашем бесплатном онлайн-курсе «Коммуникативная грамотность».
